Dyrektor Szkoły Podstawowej w Gębicach poświęcał półtora miesiąca rocznie na drukowanie legitymacji dla siedmiu szkół w gminie Mogilno. Teraz zajmuje mu to kilka minut.
18 maja 2026
Kontekst: od 13 lipca 2024 roku szkoły muszą wydawać uczniom plastikowe legitymacje ze zdjęciem
Efekt: półtora miesiąca ręcznej pracy na początku roku szkolnego → kilka minut
Gdy w lipcu 2024 roku rząd nakazał szkołom wydawanie uczniom plastikowych legitymacji ze zdjęciem, placówki stanęły przed wyborem: zlecić druk na zewnątrz - drogo - albo zainwestować we własną drukarkę. Szkoła Podstawowa w Gębicach wybrała drukarkę. A to oznaczało wzięcie na siebie druku legitymacji dla wszystkich siedmiu szkół w gminie Mogilno.
Każdego września, gdy zaczynał się nowy rok szkolny i nowi uczniowie potrzebowali dokumentów, dane przychodziły z każdej szkoły tak samo: arkusz Excel i folder ze zdjęciami uczniów spakowany w archiwum ZIP. Pan Jacek Szalaty, dyrektor Szkoły Podstawowej w Gębicach, otwierał aplikację dołączoną do drukarki i zaczynał ręcznie wprowadzać dane. Aplikacja nie była przewidziana dla osób bez przygotowania technicznego. Ja zajmuję się IT - i sam uważam, że obsługuje się ją fatalnie. Pan Dyrektor miał zdecydowanie trudniej.
- Imię, nazwisko, numer legitymacji, klasa, zdjęcie - wszystko wpisywane ręcznie dla każdego ucznia
- Zdjęcia często w złym formacie - najpierw edytor graficzny, potem dopiero praca z drukarką
- Literówka oznaczała wydrukowanie karty od nowa
- Siedem szkół, każda przysyłająca dane w swoim formacie, w ostatniej chwili
Półtora miesiąca jego czasu, już przy pierwszym podejściu.
Problem nie leżał w drukarce - leżał we wszystkim, co działo się wcześniej.
Przepisy były nowe, ale chaos natychmiastowy. Każda szkoła zrzucała dane w ostatniej chwili, w formacie, jaki jej pasował. Błędy wychodziły na jaw dopiero wtedy, gdy Pan Dyrektor był już w trakcie pracy. Lepsza aplikacja by tu nie pomogła - problem tkwił w samym sposobie zbierania danych.
Od lat zajmuję się wsparciem IT dla szkół w gminie Mogilno. Kiedy zobaczyłem pełen obraz sytuacji, rozwiązanie było oczywiste: niech każda szkoła wprowadza dane swoich uczniów sama. Do Pana Dyrektora powinny trafiać tylko karty gotowe do druku - sprawdzone i kompletne.
Tak powstało legitymacje.online.
Każda szkoła ma swój panel. Pracownicy dodają uczniów przez krótki formularz - imię, nazwisko, numer legitymacji, zdjęcie. Jeśli format lub rozmiar zdjęcia jest nieprawidłowy, aplikacja od razu o tym informuje - szkoła poprawia błąd sama, zanim cokolwiek dotrze do Pana Dyrektora. Gdy dane ucznia są kompletne - jedno kliknięcie i karta trafia do kolejki.
Pan Dyrektor loguje się, widzi jedną zbiorczą listę ze wszystkich siedmiu szkół i klika „generuj partię”. Pobiera plik, wczytuje do drukarki. I tyle.
Tyle zajmuje dziś wygenerowanie pełnej partii legitymacji - bez tygodni ręcznego przepisywania
Żadnego nowego sprzętu, żadnego zlecania na zewnątrz. Dane uczniów zostają w Unii Europejskiej, a szkoły mają RODO z głowy bez żadnych dodatkowych formalności.
„Myślałem, że tak będzie wyglądał każdy wrzesień - kilka tygodni klikania, sprawdzania każdego zdjęcia, poprawiania nazwisk. Teraz generuję plik i wczytuję do drukarki. Szczerze mówiąc, za pierwszym razem czekałem, aż coś nie zadziała.”
- Jacek Szalaty, Dyrektor, Szkoła Podstawowa w Gębicach
Jeśli w Twojej gminie lub powiecie wygląda to podobnie - napisz do nas. Wiemy, jak to wygląda od środka.
O autorze
Mikołaj Herwart
Programista z ponad 8-letnim doświadczeniem w budowaniu produktów, z których ludzie naprawdę korzystają. Na co dzień tworzy oprogramowanie hotelarskie używane przez hotele w całej Europie, a u nas prowadzi sprzedaż, rozmawia z klientami, waliduje pomysły i buduje prototypy. To osoba, z którą porozmawiasz, gdy chcesz wiedzieć, czy Twój pomysł jest wart wdrożenia.